Oleh: Nadhirah
Sekretaris II OSIS SMAN 1 Manggar

Editor: Ares Faujian

Apa yang terlintas di benak Anda ketika mendengar kata ‘sekretaris’? Administrasi? Surat-menyurat? Notula? Atau malah arsip? Ya, seorang sekretaris memang identik dengan hal-hal berbau administrasi. Segala dokumen penting suatu organisasi hampir selalu menjadi tanggung jawab seorang sekretaris, baik sebagai pembuat maupun sebagai pengarsip dokumen tersebut.

Selain dikenal berhubungan dengan dunia administrasi, sekretaris juga biasa menjadi orang yang paling dekat dengan ketua atau pimpinan suatu organisasi. Hal ini dikarenakan salah satu kewajiban sekretaris ialah membantu pimpinan dalam menunjang kesuksesan suatu organisasi. Oleh karena itu, wajar saja jika sekretaris dianggap sebagai salah satu motor penggerak utama dalam organisasi.

Saat duduk di bangku sekolah, jabatan sekretaris identik dengan mereka yang memiliki tulisan “cantik”, yakni tulisan tangan yang rapi dan nyaman dilihat. Hal ini seakan-akan menjadi tradisi yang turun-temurun. Bahkan, pemilihan sekretaris dalam suatu kelas bisa menjadi sangat mudah, yakni cukup dengan satu pertanyaan, “Siapa yang memiliki tulisan tangan paling bagus di kelas?”. Ya, begitulah tradisi pemilihan sekretaris yang umum ditemukan saat duduk di bangku sekolah. Lalu, bagaimana dengan sekretaris dalam suatu organisasi? Apakah tulisan “cantik” masih menjadi salah satu syarat untuk menjadi seorang sekretaris?

Secara etimologi, istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang artinya ‘rahasia’. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sekretaris adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera. Dari pengertian tersebut, terlihat jelas bahwa seorang sekretaris haruslah memiliki pengetahuan bahasa sekaligus kemampuan tulis-menulis yang baik. Mengapa demikian? Hal ini karena ruang lingkup tugas sekretaris berisi hal-hal yang berkaitan dengan dunia tulis-menulis, seperti membuat laporan, proposal, surat-menyurat, dan berbagai kegiatan administratif lainnya. Dengan kemampuan tulis-menulis yang baik, hasil kerja seorang sekretaris tentunya akan semakin maksimal.

Coba bayangkan, jika seorang sekretaris tidak memiliki kemampuan tulis-menulis yang memadai dan membuat surat resmi secara asal-asalan? Contoh kesalahan dalam penulisan bagian alamat surat resmi seperti, “Kepada Yth. Saudara Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten belitung timur”. Penulisan yang benar seharusnya, “Kepada Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Belitung Timur”. Berbeda, bukan? Sekilas terlihat biasa saja, tetapi sebenarnya terdapat kesalahan dalam penulisan tersebut.

Hal ini tidak bisa dianggap sepele. Kesalahan dalam penulisan surat, laporan, proposal, atau dokumen apa pun yang bersifat resmi akan mengurangi profesionalitas seorang sekretaris. Seorang sekretaris yang profesional akan berusaha menghindari kesalahan dalam penulisan dokumen semaksimal mungkin demi menjaga nama baik diri dan organisasi yang menaunginya.

Selain kemampuan tulis-menulis, seorang sekretaris masa kini juga harus memiliki kemampuan IPTEK yang memadai. Di era revolusi industri 4.0 ini, perkembangan teknologi terjadi secara cepat di berbagai bidang. Hampir seluruh aspek kehidupan masyarakat kini telah berbasis teknologi. Hal ini tentu berpengaruh terhadap berbagai mata pencaharian yang semula dikerjakan manual, kini telah menggunakan teknologi sebagai alat penunjangnya. Tak terkecuali bagi sekretaris.

Kemampuan IPTEK bagi seorang sekretaris sangat diperlukan. Terutama dalam mengolah berbagai dokumen yang sebagian besar berupa dokumen digital. Kemampuan mengetik, mengolah dan menyusun data, menyimpan file digital, dan lain sebagainya harus dikuasai dengan baik oleh seorang sekretaris. Saat ini, tulisan “cantik” sekretaris tidak terlalu diperlukan karena hampir seluruh dokumen dikerjakan menggunakan perangkat lunak. Oleh karena itu, kemampuan IPTEK seorang sekretaris di era revolusi industri 4.0 ini sangat diperlukan guna menyokong tugasnya sebagai pengurus administrasi dalam suatu organisasi.

Setelah menguasai kemampuan tulis-menulis dan IPTEK, apalagi kemampuan yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris? Ya, kemampuan komunikasi.

Sebagian dari Anda mungkin bertanya-tanya, mengapa sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi? Toh, nanti kerjaannya hanya di depan komputer saja. Eits, jangan salah kaprah. Walaupun tugas sekretaris memang dalam lingkup administrasi, tetapi dalam suatu organisasi, kemampuan komunikasi yang baik diperlukan oleh setiap anggota, tak terkecuali bagi sekretaris. Tak jarang, seorang sekretaris dituntut untuk menguasai bahasa asing demi menunjang kinerjanya.

Sebagai salah satu penggerak utama organisasi, sekretaris memang harus mampu untuk berkomunikasi secara baik dan benar dengan seluruh komponen organisasi, terutama dengan ketua.  Tanpa kemampuan komunikasi yang baik, bukan tidak mungkin nantinya akan terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian informasi.

Menjadi sekretaris berarti siap menjadi motor penggerak organisasi. Menjadi sekretaris berarti siap begadang semalaman di depan komputer untuk menyelesaikan dokumen. Menjadi sekretaris berarti siap berdiri di depan orang banyak untuk mempresentasikan kebijakan organisasi.

Banyak orang yang tertarik untuk berprofesi sebagai seorang sekretaris. Salah satu alasan mereka ialah karena profesi sekretaris memberikan gaji yang lumayan. Dikutip dari gajimu.com, gaji sekretaris untuk entry level position adalah sekitar Rp. 2.500.000,- Gaji sekretaris bisa beranjak menjadi Rp. 3.000.000,- sampai Rp. 10.000.000,- sesuai dengan pengalaman kerja, kompetensi, dan performa kerja.

Meski begitu, tidaklah mudah untuk bisa menjadi seorang sekretaris yang kompeten dan berkualitas. Selain harus bekerja seteliti dan seefisien mungkin, seorang sekretaris harus selalu belajar dari pengalaman dan terus memperbaiki kemampuan seiring waktu berjalan. Untuk Anda yang baru pertama kali memegang jabatan sebagai sekretaris, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk memaksimalkan kinerja Anda.

Pertama, buatlah laporan, proposal, surat, atau dokumen resmi lainnya seteliti mungkin. Sekretaris yang profesional harus meminimalisir kesalahan dalam suatu dokumen resmi. Kesalahan yang umum terjadi adalah kesalahan input data, kesalahan pemilihan bahasa, dan kesalahan dalam penulisan. Saat menginput data, pastikan data yang diperoleh sudah benar. Cek keabsahan sumber data sebelum melakukan input. Setelah menginput data, pastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam input. Kesalahan sekecil mungkin bisa berakibat fatal. Contohnya kesalahan dalam penulisan alamat tujuan sebuah surat resmi. Hal ini bisa berujung pada surat yang tidak sampai ke tujuan atau malah tertuju kepada orang yang salah.

Kesalahan pemilihan bahasa dan penulisan juga harus dikurangi semaksimal mungkin. Hal ini bisa dilakukan dengan banyak melihat contoh penulisan dokumen resmi yang benar dan mengaplikasikannya pada dokumen yang ingin dibuat. Menghindari kesalahan dalam input data, pemilihan bahasa, dan penulisan sebenarnya tidak terlalu sulit untuk dilakukan, apalagi jika Anda sudah berpengalaman dalam menggunakan perangkat lunak serta memiliki kemampuan berbahasa yang baik. Hanya saja, terkadang ada saat ketika kita kurang fokus terhadap apa yang sedang dikerjakan sehingga berdampak pada kualitas dokumen yang dibuat. Inilah yang harus sebisa mungkin dihindari. Pastikan Anda telah membuat dokumen dengan benar dan seteliti mungkin, sebelum nantinya dokumen tersebut diberikan ke pihak-pihak lain yang berwenang.

Kedua, buat notula rapat (catatan singkat mengenai jalannya persidangan/ rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat) selengkap mungkin. Bagi Anda yang mudah lupa terhadap sesuatu, ada baiknya Anda membiasakan untuk mencatat semua hal penting yang bisa saja terlupa nantinya. Hal ini juga berlaku untuk seorang sekretaris. Hasil rapat organisasi tentunya  sangat penting untuk dokumentasi serta sebagai catatan pengembangan untuk kebijakan-kebijakan selanjutnya. Oleh karena itu, penting untuk mencatat setiap jalannya rapat ke dalam suatu notula rapat ataupun media lain yang bisa mendokumentasikan hasil rapat. Dengan dokumentasi yang lengkap, kita tentu tak perlu khawatir melupakan informasi penting yang dibicarakan saat rapat karena semuanya telah jelas tercatat dan terdokumentasikan.

Ketiga, terapkan manajemen dokumen yang baik. Selain membuat dokumen, sekretaris juga bertugas menyimpan dokumen-dokumen penting suatu organisasi. Simpan dokumen tersebut sesuai jenisnya supaya mudah untuk ditemukan. Misalnya, simpanlah file proposal kegiatan pada bulan Agustus 2020 di dalam satu folder. Begitu pula dengan file proposal pada bulan September 2020. Pisahkan antara folder proposal dan laporan serta jenis dokumen lainnya agar tidak tercampur dan sulit ditemukan. Selain mudah ditemukan, manajemen dokumen yang baik membuat arsip terlihat lebih rapi dan nyaman untuk dilihat.

Keempat, biasakan berkomunikasi dengan bahasa yang baik dan benar. Selain menampilkan kinerja yang optimal, seorang sekretaris juga harus menampilkan etika yang baik dan sopan. Hal ini bisa dilihat dari tutur kata dan intonasi bicara. Biasakan menggunakan bahasa yang sopan dan tidak menyinggung orang lain. Selain itu, jaga intonasi bicara. Jangan menaikkan nada bicara kepada lawan bicara Anda. Atur intonasi agar perkataan Anda terdengar jelas dan terkesan menghormati lawan bicara.

Kelima, atur waktu antara bekerja dan istirahat. Sesibuk apapun pekerjaan Anda sebagai sekretaris, istirahat tetaplah hal yang penting. Jangan memotong waktu istirahat dengan alasan sibuk oleh pekerjaan. Sebaliknya, di waktu bekerja, manfaatkanlah waktu tersebut untuk fokus menyelesaikan semua pekerjaan. Dengan manajemen waktu yang baik, Anda akan menjadi sekretaris kompeten yang bekerja secara efektif dan efisien.

Dari uraian di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa sekretaris masa kini tidak lagi bisa dikatakan identik dengan tulisan tangan “cantik”, namun mereka dituntut untuk lebih dari sekadar itu. Kemampuan menulis, IPTEK, dan komunikasi wajib dikuasai oleh mereka yang ingin menjadi sekretaris masa kini. Selain itu, etika yang sopan juga perlu dimiliki oleh seorang sekretaris yang profesional.

Jangan terburu-buru ingin menjadi sekretaris yang sempurna. Belajarlah sedikit demi sedikit. Semakin banyak pengalaman, maka Anda akan semakin profesional dalam bidang tersebut. Menjadi sekretaris dengan tulisan “cantik” sudah biasa, tapi bagaimana dengan sekretaris yang memiliki kinerja “cantik”? Siapkah Anda menjadi sekretaris dengan kinerja “cantik”?